Talvez você não tenha ouvido muito sobre gestão de suprimentos, já que conceitos como "gestão de estoque" ou de "materiais" costumam ser mais comuns. De certo modo, eles dizem respeito a coisas muito parecidas. A diferença da Gestão de Suprimentos está no foco dado a toda a cadeia, desde o planejamento até a distribuição final dos produtos ou equipamentos. E é isso também que a torna tão importante em qualquer tipo de empresa, inclusive nas empresas prestadoras de serviço, como os provedores de internet (ISPs). Vamos ver como dar os primeiros passos na gestão de suprimentos em ISPs?

É comum que, em empresas prestadoras de serviço, a gestão de suprimentos seja uma preocupação secundária. Isso porque, nesse tipo de negócio, a atividade-fim não envolve a produção ou comercialização de produtos. Mas, esse tipo de abordagem é perigosa porque, como veremos, a gestão eficiente dos materiais é fundamental para a lucratividade das empresas prestadoras de serviço. Além de ser fator decisivo na obtenção da satisfação do cliente. 

Nos provedores de internet, a gestão de suprimentos vai além da definição do processo de distribuição de equipamentos - sejam roteadores, ONUs, cabo, fibra ou outros. Isto é, a gestão precisa ir além do estoque físico, se preocupando com toda a cadeia. Contudo, não pense em deixar seu estoque de lado, pelo contrário! Para aplicar a gestão de suprimentos no seu provedor, partimos da noção de que seu negócio já conta com três premissas fundamentais:

1. um estoque físico organizado: com materiais separados por condição (novos, usados, para conserto, obsoletos), por finalidade (patrimônio, para comodato, para venda, etc) e, claro, devidamente sinalizados.

2. uma pessoa ou equipe responsável: controlando o acesso, a entrada e a saída de materiais do estoque físico. 

3. uma ferramenta de controle e monitoramento do estoque: um sistema de gestão com módulos específicos para as necessidades da gestão de suprimentos é o ideal na maior parte das vezes, mas você pode usar a ferramenta que mais se adequa a sua realidade. 

Se você já tem esse nível de organização aí no seu provedor, é hora de avançar mais uma casa! Separamos uma lista com sete passos para você começar a aplicar a Gestão de Suprimentos! Vamos lá?

7 passos para organizar a Gestão de Suprimentos no seu provedor regional

1. Planejamento para uso dos equipamentos

Tudo começa com o Planejamento! Planeje-se considerando o uso diário de equipamentos, mas também as necessidades específicas de um projeto ou de uma determinada campanha. Na hora do planejamento, tenha em mente as questões-chave que precisam ser mapeadas como, por exemplo, quais itens você vai precisar? Em que quantidade? Em qual prazo? Com que recorrência? Isso ajuda a garantir a assertividade de todo o planejamento. 

2. Avaliar e homologar os fornecedores parceiros

A compra de materiais é uma atividade recorrente, por isso é fundamental fazer a homologação dos fornecedores. Para fazer isso, você pode escolher uma metodologia específica, existem várias no mercado. Pode considerar prazo de entrega, qualidade dos itens fornecidos, adequação fiscal, entre outros. Os critérios variam conforme a realidade da sua empresa, mas o fundamental é ter mapeado e validado esses fornecedores. Assim, eles se tornam mais que fornecedores: passam a ser parceiros do seu negócio. 

3. Cotação e aprovação do pedido de compra

O pedido de compra é uma etapa fundamental para a manutenção de toda a cadeia de suprimentos. Alguns sistemas de gestão podem, já, trazer funções para a realização do pedido de compra. Quais informações são registradas no momento do pedido? Que requisitos precisam ser atendidos no momento da cotação? Essas são algumas das questões que precisam ser respondidas para criar um padrão de pedido. 

4. Envio da ordem de compra de forma padronizada

Padronizar é chave para otimizar toda a Gestão de Suprimentos e isso se aplica também à ordem de compra. Para reduzir erros, é importante ter uma ordem de compra padrão para os fornecedores. Assim, eles estarão habituados ao seu modelo de trabalho e às necessidades da sua empresa.

5. Monitoramento da entrega do material

O trabalho na Gestão de Suprimentos não termina no momento em que a ordem de compra é enviada. Principalmente no caso dos profissionais em cargos de gerência, é preciso monitorar em qual etapa da compra e de entrega estão os materiais. Assim, a empresa evita ser surpreendida pelo desabastecimento de determinados produtos e tem a oportunidade de adequar prazos de projetos de acordo com a previsão de entrega, por exemplo. 

6. Avaliação do material

Essa é uma etapa fundamental no pós-recebimento. Sempre que um novo material chega à empresa, é necessário avaliar uma série de itens - e é essencial padronizar quais itens serão avaliados. A qualidade do material fornecido, a adequação do documento fiscal, a integridade da embalagem e dos itens entregues são só alguns dos pontos que sua empresa deve considerar. E, o melhor, estabelecer padrões de avaliação do recebimento também ajuda na avaliação dos fornecedores! 

7. Entrada do material no sistema

Se sua empresa usa uma ferramenta de gestão, como um ERP, é preciso estar atento(a) ao registro dos suprimentos no sistema. Uma pergunta-chave é: em que categoria cada item vai ser registrado? É importante estabelecer desde o principal se os materiais são ativos e patrimônios, já prevendo qual será a finalidade deles. Com isso, a distribuição posterior desse material também é facilitada. Com o registro correto desde o princípio, você evita erros, desvios e desperdícios. 

Os 7 passos que listamos acima ajudam a organizar a gestão da cadeia de suprimentos, desde o planejamento até o registro e controle dos itens recebidos. Mas, o trabalho não termina ali! Com processos padrões e histórico detalhado no sistema, você passa a ter dados. E, com esses dados em mãos, já é possível estabelecer indicadores de desempenho para a área de suprimentos! Mas metas e indicadores são assunto para um próximo texto.